Prestataire CE / CSE : Guide pour sélectionner son logiciel

Sommaire:
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Qu’importe la taille de l’entreprise, une immense majorité des CSE souhaitent proposer des avantages à leurs salariés. Certains élus, chargés des “activités sociales et culturelles”, se retrouvent parfois livrés à eux-mêmes. Choisir son prestataire CE est en effet une tâche qui peut s’avérer très complexe, surtout pour les membres du CSE élus pour la première fois.

Il existe en effet une multitude de prestataires avec des solutions CSE plus ou moins similaires dont le discours commercial est souvent ressemblant. Distinguer la bonne affaire de la tromperie est ainsi très difficile pour les CSE. Le choix effectué déterminera en partie les avantages proposés et peut même engager le prochain CSE élu.

Guide complet : choisir son prestataire CE / CSE pour les comités d’entreprise


1. Définir clairement ses besoins  

Avant de passer à la phase de sélection du prestataire CE, il est important pour le CSE d’avoir défini au préalable quels sont ses besoins et envies. Certains ont des besoins ponctuels (ex: chèques cadeau Noël) tandis que d’autres voudront une solution de billetterie par exemple. Il faut donc se demander pourquoi avoir un CE externalisé

En effet, les besoins des CSE sont multiples, comme en témoigne les différents modules de certaines plateformes CE :

A. Pour les salariés

  • Billetterie

Il s’agit une marketplace d’offres culturelles et de loisirs où les salariés peuvent profiter de prix remisés sur de tickets de cinéma, spectacles, concerts, musées, châteaux, parc d’attraction etc. Un point important pour le CSE est de s’assurer si la billetterie CE est bien subventionnable s’il souhaite participer financièrement afin que les offres proposées soient encore plus attractives.


  • Chèques cadeau

Très appréciés par les salariés, le CSE peut offrir des chèques cadeau à ses salariés. Les formats existant sont nombreux : carte cadeau ou chèque cadeau, mono ou multi enseigne, dématérialisé ou papier… Si vous souhaitez en savoir plus, nous avons rédigé un autre guide qui explique les atouts des cartes cadeau multi enseigne. Le Comité Social et Économique peut en attribuer soit pour un des 11 événements URSSAF soit il peut attribuer des chèques cadeau culturels.

B. Pour les élus du CSE

  • Communication

Ce module inclut de nombreuses fonctionnalités qui ont la même finalité : faciliter la communication  entre les élus et les salariés. Beaucoup de CSE souhaitent disposer par exemple de leur propre site internet CE. Certains prestataires permettent aux élus d’importer les procès-verbaux des réunions ou PV CSE. Autres options possibles : présenter qui sont les élus et de publier les dernières actualités via un blog.

Il est possible également d’envoyer une newsletter via la plateforme CE pour transmettre de nouvelles informations aux salariés.

  • Comptabilité

La partie que redoutent de nombreux élus trésorier du CSE : la comptabilité. Certaines solutions sont aussi des logiciel de comptabilité. Si Excel est parfois suffisant pour les CSE à taille réduite, recourir à un logiciel de gestion est souvent utile. Il permet notamment la saisie automatique des écritures comptables, rapprochement bancaire, export de rapports personnalisés…

Ensuite, il est capital d’avoir une visibilité claire sur la situation actuelle et sur le budget à disposition.

Quelques bonnes questions à se poser avant de comparer les prestataires CE :

- Quel est le budget ASC disponible pour les salariés cette année ?
- Quel est le budget de fonctionnement disponible ?
- Avons-nous prévu d’autres dépenses ?
- Avons-nous déjà un engagement avec un prestataire ?  
- Pour quand souhaitons-nous mettre en place la solution ?  

Une fois que les besoins et ressources sont clairs, il est possible de passer à l’étape de sélection des prestataires.

2. Analyser l’ergonomie de la plateforme CE

Il s’agit d’un des critères les plus important : l’expérience utilisateur. Elle concerne à la fois les élus du CSE que les salariés.

La plateforme CE est-elle intuitive et simple à utiliser ?

S’il souhaite s’engager dans la mise en place d’une plateforme CE, le choix et implique une certaines responsabilité des élus. La solution étant l’interface officielle du CSE, le support doit bien correspondre à son image.

De plus, si le CSE souhaite une solution complète, il vaut mieux s’assurer que l’élu en charge se sente à l’aise avec la plateforme CE.

L’ergonomie et le design de la solution est aussi la première chose que les salariés verront et jugeront. Même si des offres intéressantes sont référencées, peu de bénéficiaires prendront la peine de connaître une nouvelle plateforme. C'est le cas notamment d'une solution comme Meyclub CE.

Il faut aussi s’assurer sur que la plateforme est disponible sur tous les supports. Sachant que 50% du trafic est sur mobile, la solution doit fonctionner sur ordinateur mais aussi sur tablette et smartphone. La version responsive du site internet est très importante. Les salariés pourront s’y rendre depuis chez eux ou bien pour commander des places de cinéma en 2 clics.

Enfin, certains CSE souhaitent avoir une plateforme à leurs couleurs avec leur logo.

3. Vérifier si les offres du prestataire CE proposées sont intéressantes

Le principe même d’une solution CE est de proposer des offres intéressantes pour les salariés. Quelques conseils pour s’assurer que le catalogue d’offres soit à la hauteur de vos attentes :

A. Tester la profondeur du catalogue

Les profils des différents salariés dans une même entreprise peuvent être très divers. L’écart d’âge entre les salariés peut être important et une entreprise peut compter des salariés répartis aux quatre coins de la France…  Le CSE doit donc s’assurer que le catalogue est assez profond pour répondre aux attentes de chaque salarié. Si proposer des tickets Disneyland va sûrement ravir une partie des salariés, qu’en est-il de ceux qui ne sont pas basés en région parisienne ? Ils souhaiteraient sûrement profiter de leur parc régional…

B. Analyser la qualité des offres

La quantité du nombre d’offres référencées est indéniablement un critère important. Pourtant, il est important de ne pas se laisser guider par cette seule indication. Il faut aussi juger de la qualité des offres. Avoir 1 million d’offres à -3% n’est sans doute pas la plateforme CE rêvée par les salariés.

Pour cela, le CSE doit mesurer le pourcentage moyen de réduction afin d’avoir une idée concrète du gain pour le salarié. Combien économise-t-il par place de cinéma par exemple.

Autre facteur, la pertinence des partenaires. Une offre avec 70% de remise sur un produit de basse qualité ne saura ravir vos bénéficiaires. Certaines plateformes CE ont des partenaire comme Netflix, Spotify, OCS, Petit Bambou qui correspondent plus aux nouveaux usages des salariés.

C. Demander les prix des offres

Si certaines offres sont très demandées par vos salariés, il peut être utile de comparer les prix entre les prestataires. Cela vous donnera une idée concrète des différents tarifs des tickets de cinéma Pathé Gaumont par exemple. L’enjeu est de ne pas se laisser séduire par des formulations douteuses comme « jusqu’à -50% de remise sur le cinéma » mais de demander la valeur faciale du ticket par exemple.

D. Challenger le renouvellement des offres

Une majorité des catalogue d’offres n’ont pratiquement pas évolué depuis des dernières années. Il ne faut pas négliger ce point qui est un facteur important sur l’utilisation de la plateforme. Certains CSE regrettent que l’animation des offres soit faible. Une fois qu’un salarié a pris connaissance des offres susceptibles de l’intéresser, il ne reviendra plus si les offres n’évoluent pas.

C’est pourquoi nous avons inclus un module de ventes privées sur la plateforme CE Sweevana. Chaque semaine, de nouvelles ventes sont disponibles pour que le catalogue soit dynamique.

4. Déterminer le prix du prestataire CE

Autre élément important du processus de sélection, le coût de la plateforme. Bien qu’adhérer à une plateforme CE soit un réel investissement, le CSE doit surveiller le budget mis à sa disposition.

Le sujet est presque tabou sur le marché car l’écart des prix entre plusieurs prestataires CE peut être très différent. Il est généralement compris entre 1€ et 3€ par mois par salarié. Le prix peut varier selon de nombreux critères : nombre de salariés, le budget ASC, la durée de l’engagement etc.

Notre conseil : utiliser la durée de l’engagement comme un levier pour négocier le prix d’adhésion.

Le CSE doit aussi s’assurer des fonctionnalités disponibles avec le prix annoncé par le prestataire. Certaines options “premium” peuvent entraîner des coûts supplémentaires. Enfin, il doit savoir s’il peut adhérer à la plateforme avec son budget de fonctionnement ou avec son budget ASC. Si le coût est lié à la marketplace d’avantages, il doit régler avec le budget ASC. Si c’est pour bénéficier des fonctionnalités de gestion, il peut payer avec le budget de fonctionnement.

5. Examiner la disponibilité du service client

Souvent oublié, la qualité du service client est pourtant un élément fondamental du succès ou non de la plateforme. Il concerne à la fois le support pour les élus et les salariés. En effectuant quelques recherches, on peut vite s’apercevoir que certains prestataires CE ne délivrent pas un service client à la hauteur de leurs promesses… Si la succès d’une plateforme CE passe par une solution intuitive avec des offres pertinentes, le service client est un facteur clé qui garantie la satisfaction à long terme.

6. Prendre des références clients

Si le choix s’avère très délicat, demander des références clients est un moyen efficace pour avoir un retour objectif d’un CSE. Cela peut valoir le coup si l’engagement lié à la plateforme est relativement long. Idéalement, il faudrait demander une référence d’un CSE qui un profil similaire. Le témoignage d’une startup aurait peu de valeur pour un CSE qui compte plusieurs milliers de salariés.

Conclusion

Ainsi, sélectionner son prestataire pour gérer ses avantages salariés est un cheminement complexe qui nécessite un investissement des élus. C’est un pré-requis pour s’assurer de choisir une solution qui correspond réellement à ses besoins. La décision finale ne doit pas reposer sur un des critères énoncés mais sur l’ensemble de tous ces paramètres. Certain auront plus ou moins d’importance en fonction du profil de CSE.

Si vous êtes actuellement à la recherche d’un prestataire, vous pouvez effectuer une demande de démo de Sweevana. Un expert CSE prendra contact avec vous pour vous présenter la plateforme CE en détails et répondre à vos questions.


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