La première réunion du CSE : les informations à retenir

Sommaire:

Le Comité Social et Economique (CSE) est la nouvelle instance du personnel créée par les ordonnances Macron de 2017. Toutes les entreprises ayant plus de 11 salariés pendant au moins 12 mois consécutifs doivent mettre en place un CSE. Suite à la mise en place du CSE ou au renouvellement de cette instance, la première réunion du CSE doit être organisée pour poser les bases du fonctionnement du nouveau CSE.

Cet article vise à expliquer tous les éléments nécessaires pour organiser la première réunion du CSE.

Convocation de la 1ère réunion du CSE

Suite à la proclamation des résultat des élections et l'envoi des procès-verbaux aux instances officielles, l'entreprise compte ses nouveaux élus du CSE. Mais, ces élus n'ont pas encore de postes et de missions qui leur ont été alloués. En effet, pour cela, ils devront attendre la première réunion du CSE.

L'employeur, étant le président du CSE, était responsable d'organiser les élections. De même, il est de sa responsabilité d'organiser la première réunion du CSE. A l'issue des élections du CSE, l'employeur dispose d'un délai de 30 jours afin d'organiser la première réunion du CSE.

De plus, seuls les membres titulaires du CSE, sont invités à participer à la première réunion du CSE. Des suppléants peuvent y participer seulement s'ils remplacent un membre titulaire absent.

La convocation doit indiquer le jour, l'heure et le lieu de la première réunion du CSE. L'employeur doit inclure l'ordre du jour défini dans la convocation. Enfin, l'employeur doit envoyer la convocation au moins trois jours avant la réunion. Cependant, il est commun de l'envoyer environ une semaine avant, pour que les élus aient le temps de bien s'organiser.

Par ailleurs, si l'entreprise avait des délégués syndicaux avant les élections du CSE, ils deviennent de droit, des représentants syndicaux du CSE. En outre, l'employeur doit également les inviter à la première réunion du CSE

Dernièrement, lors de la première réunion, l'employeur peut mettre à l'ordre du jour les sujets liés à la sécurité, la santé et aux conditions de travail. Si c'est le cas, il devra également convoquer :

  • Le médecin du travail
  • La personne en charge de la santé et des conditions de travail
  • L'agent en charge de l'inspection du travail
  • Le responsable des services de prévention des organismes de sécurité sociale

Ordre du jour de la 1ère réunion du CSE

Pour chaque réunion du CSE, un ordre du jour y doit être défini. L'ordre du jour est un sommaire de tous les sujets qui vont être traités pendant la réunion.

Le secrétaire du CSE n'étant pas encore élu, l'employeur est en charge de définir l'ordre du jour de la première réunion. Habituellement, l'employeur et le secrétaire du CSE fixent conjointement l'ordre du jours.

Concernant la première réunion, voici tous les sujets devant impérativement être abordés.

1 - Désignation du Secrétaire et du Trésorier du CSE

2 - Etablissement du règlement intérieur

3 - Désignation des membres faisant partie du CSSCT pour les entreprises d'au moins 300 salariés

4 - Communication des informations liées à la situation économique et financière de l'entreprise

5 - Rappel des attributions et des modalités pratiques de fonctionnement du CSE

6 - Information et définition des budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles (ASC)

7 - Rappel des commissions à mettre en place

8 - Désignation des représentants de proximité et des représentants du CSE au conseil d'administration

En cas de succession du CSE au CE précédent, il est nécessaire de procéder à deux étapes supplémentaires lors de la première réunion du CSE. Dans un premier temps, il faut que l'ancien CE établisse un compte rendu de la gestion du CE. Dans un second temps, il est important de discuter des modalités de transfert des biens, des droits et des obligations du CE vers le CSE.

Déroulement de la 1ère réunion du CSE

Après avoir convoqué les titulaires et établi l'ordre du jour de la première réunion du CSE, la réunion peut avoir lieu à la date définie dans la convocation. Dans cette partie, nous allons détailler le déroulement des différentes étapes de la première réunion.

Premièrement, en débutant la première réunion, l'employeur doit rappeler le rôle du CSE, le but de la réunion ainsi que les sujets qui sont à l'ordre du jour.

Lors de la première réunion du CSE, il y a de nombreux sujets à aborder et à voter

Compte rendu et modalités de transfert du CE au CSE

En cas de passage du CE au CSE, il est important de commencer en abordant deux sujets. D'une part, l'ancien CE doit établir et présenter un compte rendu de la gestion du CE. Il est important d'y voir figurer en détail les budgets de fonctionnement et ASC avec les factures appropriées. Pendant la réunion, les nouveaux élus doivent recevoir en main propre ce compte rendu.

D'autre part, le CE doit proposer des modalités concernant le transfert des biens, des droits et des obligations du CSE. Le nouveau CSE est libre d'accepter ou de modifier la proposition du CE. Les informations liées aux comptes bancaires de l'ancien CE doivent aussi être transmises lors de cette première réunion.

Désignation du Secrétaire et du Trésorier du CSE

Lors de la première réunion du CSE, il est obligatoire de procéder à l'élection du Secrétaire et du Trésorier. Ils ont un rôle essentiel et de grandes responsabilités au sein de cette instance.

La désignation du Secrétaire et du Trésorier du CSE se fait avec la totalité des membres présents à la réunion. L'employeur, en tant que président du CSE, a le droit de participer au vote. Les suppléants, le président du CSE et les représentants syndicaux ne peuvent accéder au poste de secrétaire ou de trésorier du CSE.

Si un seul candidat se présente, il doit alors obtenir la majorité absolue pour se voir accorder le poste auquel il prétend. Si deux candidats ou plus se présentent, on applique la règle de la majorité relative. Le candidat ayant alors recueilli le plus de votes est élu.

De plus, les élus votent généralement à main levée. Cependant, ils peuvent décider de voter à bulletin secret si la majorité des titulaires présents le demande. A l'issue du vote, si deux candidats sont ex aequo, souvent on élit le candidat le plus âgé.

Enfin, des adjoints peuvent assister le secrétaire et le trésorier pendant le mandat du CSE. On procède aussi aux élections des adjoints pendant la première réunion du CSE suite aux élections du secrétaire et du trésorier. Certains CSE sous estiment la charge de travail que les secrétaires et les trésoriers peuvent avoir au quotidien. Il est souvent conseillé d'élire des adjoints qui pourront aider et soulager les secrétaires et trésoriers dans leur travail.

Etablissement du règlement intérieur

Après la désignation d'élus à leur nouveau poste au sein du CSE, il est impératif d'établir le règlement intérieur. En effet, ce document est nécessaire pour détailler les modalités de fonctionnement du CSE et celles de ses rapports avec les salariés de l'entreprise.

Afin que le règlement intérieur soit adopté par le CSE, il est nécessaire qu'il reçoive une majorité de votes parmi les élus présents lors de la réunion. Le règlement intérieur est valable pour l'entièreté du mandat des élus. Cependant, le règlement peut changer lors d'une réunion extraordinaire si l'employeur et les élus le souhaitent.

Au sein du règlement intérieur, il existe plusieurs types de clauses. Certaines sont obligatoires, d'autres sont facultatives et enfin d'autres encore sont interdites.

Clauses obligatoires

Premièrement, le règlement intérieur du CSE doit obligatoirement définir plusieurs clauses. Une clause doit préciser les règles liées à l'arrêt des comptes annuels du CSE. Une autre doit contenir les modalités d'établissement du rapport d'activité et de gestion du CSE. Enfin, si le CSE possède une commission des marchés, une clause doit contenir les informations liées au fonctionnement de cette commission.

Clauses libres

Deuxièmement, l'employeur et des élus peuvent décider de mettre en place certaines clauses facultatives. Parmi ces clauses, on y retrouve celle liée aux conditions de révision du règlement intérieur. Une clause peut également fixer le calendrier et l'organisation des réunions. Une autre peut définir l'utilisation et l'accès du local mis à disposition du CSE par l'employeur. Enfin, en cas de présence d'un CSSCT (commission de santé, de sécurité et des conditions de travail), des clauses peuvent définir le nombre de membres, les missions qui leur sont alloués, les heures de délégation, la formations des membres ainsi que les moyens attribués à cette commission.

Clauses interdites

Dernièrement, il est important de s'assurer que le règlement intérieur ne comporte pas certaines clauses. Il est impossible de définir des clauses qui sont contraires au fonctionnement classique du CSE. Une clause mettant en place un quorum en dessous du seuil officiellement défini est formellement interdite. Enfin, selon le Code du Travail, le règlement intérieur ne doit pas prévoir de clause imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf accord de sa part.

Désignation des membres faisant partie du CSSCT

De même que pour la désignation du secrétaire et du trésorier du CSE, il est nécessaire de désigner les membres qui feront partie de la Commission de Santé, de Sécurité et des Conditions de Travail. Pour désigner ces personnes, on procède au même processus que pour élire le secrétaire et le trésorier du CSE.

Communication des informations liées à la situation de l'entreprise

En effet, l'employeur doit fournir un document précisant la situation économique et financière de l'entreprise. Ce document doit comprendre la forme juridique de l'entreprise, l'organisation de l'entreprise, les perspectives économiques de l'entreprise, la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10% du capital. Enfin, si l'entreprise appartient à un groupe, il est nécessaire d'y préciser la position de l'entreprise au sein du groupe.

A défaut d'accord majoritaire au sein du CSE, l'employeur dans l'obligation de fournir ce document au nouveau CSE.

Rappel des attributions et des modalités pratiques de fonctionnement du CSE

Etant donné que les titulaires assistent à leur première réunion du CSE, il est essentiel de leur rappeler les attributions et les modalités pratiques de fonctionnement du CSE.

L'employeur est en charge de rappeler la durée du mandat des élus, la périodicité et les modalités d'organisation des réunions, les modalités de remplacement en cas d'absence d'un titulaire, les délais de consultation, le fonctionnement de la BDES, l'utilisation des heures de délégation ainsi que le droit de circulation des élus du CSE. Certains de ces éléments peuvent être modifiés par le règlement intérieur comme les modalités d'organisation des réunions et l'utilisation des heures de délégation.

De plus, l'employeur doit informer le CSE du local qui lui sera alloué ainsi que des tableaux d'affichage réservés aux communications du CSE. Il est important de rappeler aux nouveaux élus qu'ils doivent rapidement participer à une ou plusieurs formations CSE.

Enfin, l'employeur doit rappeler au CSE les trois grands axes de consultations récurrentes de l'entreprise. L'employeur informe le CSE à propos de l'orientation stratégique, de la situation économique et financière et de la politique sociale de l'entreprise. Dans les entreprises de plus de 300 salariés, l'employeur doit également transmettre ces informations trimestriellement au CSE.

Information et définition des budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles (ASC)

Par rapport aux budgets alloués au CSE, l'employeur doit communiquer le montant et les modalités de versement des deux budgets.

Concernant le budget de fonctionnement, il doit rappeler qu'il est égal à 0,2% de la masse salariale brut pour les entreprises comprenant entre 50 et 1000 salariés. Pour les entreprises de plus de 1000 salariés, ce budget est égal à 0,22% de la masse salariale brut. Il doit alors communiqué le montant du budget et la date de versement de ce budget sur le compte bancaire du CSE.

Par ailleurs, en ce qui concerne le budget destiné aux activités sociales et culturelles, l'employeur peut décider lui même du montant qui sera alloué. Il peut alors l'annoncé directement pendant la première réunion du CSE. Toutefois, des négociations entre l'employeur et les organisations syndicales de l'entreprise peuvent servir à définir ce budget. A l'issue des négociations, le montant du budget sera inscrit dans l'accord d'entreprise qui aura été établi.

Rappel des commissions à mettre en place

Afin de répondre à des problématiques sur de nombreux sujets au sein de l'entreprise, le CSE peut mettre en place des commissions. Il est important de respecter l'accord d'entreprise majoritaire ou les dispositions légales pour mettre en place les commissions.

Généralement, lorsque l'entreprise possède plus de 300 salariés, elle doit mettre en place une commission d'aide au logement, une commission d'égalité professionnelle et une commission de formation. A plus de 1000 salariés, le CSE doit mettre en place une commission économique. Une commission des marchés doit également être mise en place si elle atteint au moins deux des trois seuils fixés.

Désignation des représentants de proximité et des représentants du CSE au conseil d'administration

Dernièrement, dans certaines entreprises, il est important de désigner des représentants de proximité. Ils sont utiles pour pallier au manque de délégués syndicaux et aux problèmes des établissements distincts. La désignation des représentants de proximité se fait généralement via un accord majoritaire d'entreprise. Il est important d'y définir le nombre de représentants, les missions et les heures de délégation qui leur sont attribuées.

Enfin, certains salariés sont désignés comme représentants afin d'assister aux réunions du conseil de surveillance et du conseil d'administration de l'entreprise. D'après la loi, le nombre de représentants dépend du nombre de collèges de l'entreprise. Si l'entreprise possède deux collèges électoraux, il y aura deux  représentants. Toutefois, si l'entreprise possède trois collèges, on y désignera alors quatre représentants.

Le procès-verbal de la 1ère réunion du CSE

A l'issue de toutes les réunions du CSE, le secrétaire du CSE doit rédiger un procès-verbal de la réunion. Le procès-verbal a un double intérêt. Premièrement, il permet d'informer tous les salariés de l'entreprise des sujets qui ont été discuté et négocié en réunion. De plus, il sert de preuve lorsque l'employeur ou les élus du CSE portent réclamation.

Lors de la première réunion du CSE, le secrétaire doit rédiger le procès-verbal. Dès la désignation du nouveau secrétaire du CSE, il doit prendre des notes de la réunion afin de publier le procès-verbal. En effet, le secrétaire du CSE est le seul responsable lié à la rédaction du procès-verbal. Cependant, dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'établissement de procès-verbaux n'est pas obligatoire.

Avant de le publier, le procès-verbal doit être approuvé par la majorité des membres présents lors de la réunion du CSE. Après validation des membres du CSE, le secrétaire doit signer le procès-verbal et le CSE peut enfin procéder à la publication du document au sein de l'entreprise. Il sera également indispensable lors des réunions extraordinaires du CSE

Si vous avez des questions par rapport à la première réunion du CSE n'hésitez pas à nous contacter. Sweevana, en plus d'être une solution complète pour les avantages salariés, peut vous aider dans vos problématiques quotidiennes liées au CSE :)


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