Le calendrier de mise en place du CSE en 10 étapes

Sommaire:
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Afin de mettre en place le CSE, l'employeur doit suivre un processus qui est assez long et complexe. De ce fait, il est conseillé de suivre un calendrier de mise en place du CSE afin de respecter tous les délais liés aux élections. Il faut compter en moyenne 2 mois afin d'organiser la mise en place du CSE en entreprise.

Depuis la publication des ordonnances Macron de 2017, toutes les entreprises ayant plus de 11 salariés depuis 12 mois consécutifs doivent mettre en place un Comité Social et Economique (CSE). En cas d'expiration des mandats en cours, le renouvellement du CSE passe aussi par de nouvelles élections. L'employeur est en charge de l'organisation des élections du CSE. Si l'employeur oublie ou refuse d'instaurer un CSE dans son entreprise, il s'expose à un délit d'entrave.

Cet article vise à détailler les 10 étapes clés du calendrier de mise en place du CSE.

1 - Informer les salariés de la mise en place du CSE

Premièrement, l'employeur doit informer tous les salariés de l'entreprise de la tenue des élections du CSE. Pour cela, il doit réaliser une communication dans laquelle doit impérativement figurer la date du 1er tour. Le 1er tour des élections doit avoir lieu dans les 90 jours suivant l'information des salariés.

La communication des salariés doit être réalisée de manière à ce que l'on puisse y attribuer une date précise. Pour cela, l'employeur peut informer les salariés par plusieurs moyens de communication. En effet, il peut envoyer un email avec avis de réception ou une lettre recommandée avec accusé de réception à tous les salariés. Cependant, il peut également publier un article sur le site internet de l'entreprise ou diffuser des affiches dans l'entreprise à condition que tous les salariés y aient accès.

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Il est important de définir le calendrier de mise en place du CSE

2 - Informer et inviter les syndicats

De même que pour les salariés, l'employeur doit adresser un courrier d'information de l'organisation des élections aux syndicats. Cette lettre doit également comprendre l'invitation des syndicats à venir négocier le protocole d'accord préélectoral (PAP) et à établir leurs listes de candidats.

Attention, l'employeur doit envoyer ce courrier au moins 15 jours avant la négociation du PAP. Dans le cas d'un renouvellement du CSE, ce courrier devra être envoyé au moins 2 mois avant l'expiration du CSE en mandat.

Enfin, dans les entreprises entre 11 et 20 salariés, l'employeur informe et invite les organisations syndicales à la négociation du PAP uniquement si un employé s'est présenté aux élections du CSE dans les 30 jours suivant l'information des salariés.

3 - Négocier le protocole d'accord préélectoral

En plus des modalités concernant les élections du CSE, le protocole d'accord préélectoral (PAP) peut modifier le nombre de sièges et le volume d'heures attribué aux futurs élus du CSE. Bien évidemment, il est possible d'effectuer ces modifications tout en respectant le volume global d'heures devant être attribué au CSE selon l'effectif de l'entreprise.

15 jours minimum après l'invitation des syndicats, la négociation du PAP peut avoir lieu. Afin que le PAP soit valide, il faut que la majorité des organisations syndicales aient signées le PAP. Suite à des négociations abouties entre l'employeur et les syndicats, le PAP devra alors être affiché dans l'entreprise ou sur internet. Encore une fois, il doit être disponible pour tous les salariés de l'entreprise.

Toutefois, il peut arriver qu'aucune organisation syndicale ne soit présente lors de la négociation du PAP. Dans ce cas, l'employeur doit réalisé lui même le PAP et le publier dans toute l'entreprise.

4 - Etablir les listes électorales

Ensuite, l'employeur doit préparer et afficher les listes électorales au sein de l'entreprise. Les listes électorales contiennent le nom, le prénom, la date d'entrée dans l'entreprise, le lieu et la date de naissance des salariés qui peuvent être des électeurs.

De plus, l'employeur peut conserver les listes électorales pour le 1er tour et le 2ème tour des élections. Des modifications peuvent être effectuées aux listes électorale entre les deux tours si des électeurs y sont ajoutés ou supprimés.

Par ailleurs, l'employeur doit publier les listes électorales au moins 4 jours avant le 1er tour des élections. Ce délai est nécessaire puisque des syndicats  et des salariés peuvent contester les listes électorales. Encore une fois, les listes doivent pouvoir être visibles de tous les salariés de l'entreprise.

5 - Préparer le 1er tour

Au premier tour, seules les organisations syndicales peuvent se présenter des candidats aux élections. Les dates d'ouverture et de clôture des candidatures doivent correspondre à celles définies ans le PAP. Tous les candidats appartenant à un syndicat voulant se présenter au 1er tour doivent respecter ces délais.

Après la date limite pour déposer une candidature, l'employeur peut procéder à la clôture des candidatures. Il doit ensuite procéder à l'affichage et la publication des listes de candidats. Généralement, les listes de candidats sont affichées le lendemain de la clôture des candidatures.

L'employeur doit mettre en place un bureau de vote pour chaque collège électoral présent. Les bureaux de vote du CSE doivent comprendre un président et deux assesseurs. Ces membres du bureau de vote doivent appartenir au collège intéressé et être électeur.

Enfin, l'employeur doit préparer tout le matériel nécessaire au déroulements des élections. Pour un scrutin à bulletin secret sous enveloppe, il doit sélectionner une salle, préparer les bulletins, les enveloppes et l'émargement des électeurs. Si le scrutin se déroule via un vote par correspondance ou un vote électronique, il est en charge de la bonne organisation du vote.

6 - Déroulement du 1er tour

Suite à la préparation, l'employeur organise le 1er tour des élections. Pour rappel, les élections du 1er tour doivent intervenir au moins 15 jours avant l'expiration des mandats des élus.

Suite à la clôture du scrutin, le bureau de vote procède au dépouillement des bulletins de son collège. Dès le lendemain, l'employeur doit afficher les résultats du 1er tour des élections.

A l'issue du 1er tour, deux scénarios sont possibles. Le premier serait que tous les sièges ont été pourvus à la fin du 1er tour. Dans ce cas, il est nécessaire d'envoyer des procès-verbaux à la DIRECCTE et à la CTEP (centre de traitement des élections professionnelles) pour officialiser l'élection du nouveau CSE. Le second scénario serait qu'il reste des sièges vacants, que le quorum n'a pas été atteint ou qu'il n'y a eu aucune candidature au 1er tour. Suite à l'une de ces situations, il faudra alors procéder au 2ème tour des élections du CSE.

7 - Préparer le 2ème tour

Lors du second tour, les candidatures sont "libres" et tous les salariés de l'entreprise étant éligibles peuvent se présenter. Encore une fois, l'employeur doit informer tous les salariés de l'organisation du second tour des élections du CSE. De plus, il doit inviter les salariés à déposer leur candidature en leur précisant les dates d'ouverture et de fermeture pour le dépôt des candidatures. Pour rappel, ces dates doivent figurées dans le protocole d'accord préélectoral.

De même que pour le premier tour, l'employeur est en charge de recevoir les candidatures dans candidats. Une fois la date butoir arrivée, il procède à  la clôture du dépôt des candidatures. Il affiche une nouvelle fois dans toute l'entreprise les nouvelles listes de candidats s'étant présentées.

Enfin, il reconstitue les bureaux de vote pour le second tour et prépare toute l'organisation et le matériel nécessaires aux élections.

8 - Déroulement du 2ème tour

L'employeur organise le second tour du scrutin des élections du CSE. Le second tour doit intervenir au maximum 15 jours après le 1er tour. Comme au premier tour, à la fin du second tour, il peut clôturer le scrutin. Les bureaux de vote peuvent alors procéder au dépouillement des bulletins.

Le lendemain du second tour, l'employeur doit afficher le résultat des élections dans l'entreprise. Ces résultats doivent être accessibles pour tous les salariés.

9 - Envoyer les PV des élections

Suite à la fin du second tour, l'employeur doit envoyer deux procès-verbaux  à la DIRECCTE et un procès-verbal à la CTEP. Il doit envoyer ces procès-verbaux dans les 15 jours suivants la fin du second tour. Concernant la CTEP, l'envoi du procès-verbal peut se faire de manière dématérialisée.

Il est également demandé à l'employeur d'envoyer un exemplaire du procès-verbal à tous les organisations syndicales ayant présentées une liste aux élections ou ayant participé aux négociations. Aucun délai n'encadre l'envoi du procès-verbal de carence aux organisations syndicales.

10 - Que faire en cas de carence ?

Il peut arriver qu'il y ait une carence de candidature aux élections du CSE, c'est à dire, aucune candidature n'a été déposée auprès de l'employeur. Dans ce cas, l'employeur devra afficher dans l'entreprise le procès-verbal de carence. Il devra également envoyer le procès-verbal à la DIRECCTE (2 exemplaires) et à la CTEP (1 seul exemplaire).

Ainsi, en cas de carence de candidature, il n'y aura pas de CSE mis en place dans l'entreprise.

Cependant, 6 mois après la diffusion du PV de carence, n'importe quel salarié ou organisation syndicale peut demander l'organisation de nouvelles élections du CSE. L'employeur aura 1 mois afin d'organiser de nouvelles élections du CSE. Il devra alors reprendre à zéro le processus d'organisation des élections du CSE.

Conseils du calendrier de mise en place du CSE

Afin de vous faciliter la tâche au maximum, nous vous conseillons de baser votre calendrier des élections sur la date du 1er tour des élections. En prenant cette date, vous pouvez facilement fixer les dates d'information des salariés, d'invitation des syndicats et de négociation du PAP.

Enfin, si vous avez des questions à propos du calendrier de mise en place du CSE pour vos élections, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes disponibles afin de vous accompagner dans cette étape important pour la mise en place de votre CSE :)


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